Microsoft Copilot Datenschutz 2026: DSGVO und AI Act im Unternehmen richtig umsetzen

Microsoft Copilot Datenschutz 2026 ist für Unternehmen wichtiger denn je. Der KI-Assistent arbeitet direkt in Word, Excel, Outlook, Teams und anderen Microsoft-Diensten – und kann dadurch auf E-Mails, Besprechungen, Dokumente und weitere Unternehmensinformationen zugreifen.

Microsoft 365 Copilot kann grundsätzlich DSGVO-konform eingesetzt werden. Automatisch datenschutzkonform ist die Nutzung jedoch nicht. Entscheidend sind die verwendete Copilot-Version, die Konfiguration des Microsoft-365-Mandanten, vorhandene Zugriffsrechte, die verarbeiteten Daten und klare Regeln für Mitarbeitende.

Stand dieses Ratgebers: 21. August 2026. Der AI Omnibus ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Seit dem 2. August 2026 werden außerdem weitere AI-Act-Vorschriften und die Transparenzanforderungen aus Artikel 50 praktisch relevant.

Ist Microsoft Copilot DSGVO-konform?

Microsoft 365 Copilot ist nicht grundsätzlich verboten und kann in europäischen Unternehmen datenschutzkonform betrieben werden. Microsoft stellt dafür technische und vertragliche Schutzmechanismen bereit. Dazu gehören der Schutz von Unternehmensdaten, Verschlüsselung, bestehende Microsoft-365-Zugriffskontrollen und der Datenschutz-Nachtrag für Microsoft-Produkte und -Dienste.

Microsoft erklärt außerdem, dass Eingaben, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Unternehmensdaten bei Microsoft 365 Copilot nicht zum Training der zugrunde liegenden Basismodelle verwendet werden.

Das bedeutet aber nicht, dass jedes Unternehmen Copilot einfach aktivieren und anschließend das Thema Datenschutz abhaken kann. Microsoft stellt die Plattform bereit. Das Unternehmen bleibt dafür verantwortlich, für welche Zwecke Copilot eingesetzt wird, welche Personen Zugriff erhalten und welche Daten verarbeitet werden.

Microsoft Copilot Datenschutz beginnt mit der richtigen Version

Unter dem Namen Copilot werden verschiedene Produkte angeboten. Für den Microsoft Copilot Datenschutz ist diese Unterscheidung entscheidend.

Ein häufiger Fehler besteht darin, private und geschäftliche Copilot-Zugänge gleichzubehandeln. Mitarbeitende sollten genau erkennen können, welcher Zugang freigegeben ist und bei welchem Zugang der Schutz von Unternehmensdaten greift.

Welche Daten verarbeitet Microsoft Copilot?

Microsoft 365 Copilot kann seine Antworten mit Informationen aus Microsoft Graph anreichern. Abhängig von Lizenz, Funktion und Berechtigung können dazu unter anderem gehören:

• E-Mails und Kalenderinformationen,
• Teams-Chats und Besprechungsinhalte,
• Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien,
• SharePoint- und OneDrive-Dokumente,
• Kontakte und organisatorische Informationen,
• Eingaben und Antworten aus Copilot-Unterhaltungen,
• Inhalte angebundener Datenquellen und KI-Agenten.

Microsoft 365 Copilot soll grundsätzlich nur Daten anzeigen, auf die der jeweilige Nutzer bereits zugreifen darf. Genau darin liegt allerdings eines der größten praktischen Risiken: Wenn Berechtigungen in SharePoint, Teams oder OneDrive zu weit vergeben wurden, kann Copilot diese vorhandenen Berechtigungsprobleme wesentlich sichtbarer machen.

Copilot erfindet in diesem Fall nicht zwingend einen neuen Zugriff. Der KI-Assistent findet vorhandene Informationen nur schneller und führt sie leichter zusammen. Eine Datei, die seit Jahren versehentlich für eine große Gruppe freigegeben ist, kann dadurch plötzlich in einer Copilot-Antwort erscheinen.

Werden Eingaben zum Training verwendet?

Microsoft erklärt für Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat mit Unternehmensdatenschutz, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph aufgerufene Daten nicht zum Training der zugrunde liegenden Basismodelle verwendet werden.

Interaktionsdaten können dennoch gespeichert werden. Microsoft beschreibt, dass Eingaben und Antworten als Copilot-Aktivitätsverlauf verarbeitet und entsprechend den vertraglichen Microsoft-365-Verpflichtungen gespeichert werden können. „Nicht zum Modelltraining verwendet“ bedeutet daher nicht automatisch „wird überhaupt nicht gespeichert“.

Unternehmen sollten Aufbewahrung, Protokollierung, eDiscovery, Löschung und Betroffenenrechte deshalb in ihr Datenschutzkonzept einbeziehen.

Flex Routing 2026: Bleiben Copilot-Daten immer in der EU?

Ein besonders aktueller Punkt beim Microsoft Copilot Datenschutz ist das sogenannte Flex Routing. Microsoft ermöglicht berechtigten Kunden in der EU und EFTA, die Verarbeitung durch das Sprachmodell während hoher Auslastung zeitweise außerhalb der EU-Datengrenze durchführen zu lassen.

Nach der Microsoft-Dokumentation kann die sogenannte LLM-Inferenz bei aktiviertem Flex Routing in den USA, Kanada oder Australien erfolgen. Microsoft erklärt gleichzeitig, dass die Daten bei der Übertragung und Speicherung verschlüsselt bleiben und ruhende Daten grundsätzlich weiterhin innerhalb der EU-Datengrenze gespeichert werden. Für begrenzte pseudonymisierte Daten nennt Microsoft Ausnahmen für Sicherheits- und Betriebszwecke.

Unternehmen sollten diese Einstellung nicht unbesehen übernehmen. Die Entscheidung sollte mit Datenschutz, IT-Sicherheit und den eigenen Anforderungen an Datenresidenz abgestimmt und dokumentiert werden.

Die offizielle Beschreibung findest du bei Microsoft Learn zum Flex Routing.

Welche DSGVO-Pflichten haben Unternehmen bei Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot Datenschutz besteht nicht nur aus einer technischen Einstellung. Unternehmen sollten den gesamten Einsatz von der Einführung bis zur täglichen Nutzung betrachten.

1. Einsatzzwecke festlegen

Dokumentiere, wofür Copilot eingesetzt werden darf. Die Erstellung eines internen Textentwurfs ist anders zu bewerten als die Analyse von Bewerbungen, Gesundheitsdaten, Kundenbeschwerden oder Leistungsdaten von Mitarbeitenden.

2. Rechtsgrundlage prüfen

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, benötigt das Unternehmen eine passende Rechtsgrundlage nach der DSGVO. Welche Rechtsgrundlage trägt, hängt vom konkreten Zweck, den betroffenen Personen und der Art der Daten ab. Bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten müssen zusätzlich die strengeren Voraussetzungen aus Artikel 9 DSGVO geprüft werden.

3. Verträge und Unterauftragnehmer prüfen

Der Microsoft-Datenschutz-Nachtrag, die Produktbedingungen, eingesetzte Unterauftragnehmer und mögliche internationale Datenübermittlungen gehören in die Prüfung. Bei Agenten, Erweiterungen oder zusätzlichen Konnektoren können weitere Anbieter beteiligt sein.

4. Berechtigungen bereinigen

Prüfe vor der Einführung von Copilot die Freigaben in SharePoint, Teams, OneDrive und anderen angebundenen Systemen. Alte Gruppen, öffentliche Links und unnötige Leserechte sollten entfernt werden.

5. Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung kann erforderlich werden, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen erzeugt. Das kann insbesondere bei umfangreicher Überwachung, sensiblen Daten, Profilbildung oder KI-gestützten Entscheidungen relevant sein.

6. Informationspflichten aktualisieren

Datenschutzhinweise, interne Informationen für Beschäftigte und gegebenenfalls Kundeninformationen sollten den tatsächlichen Copilot-Einsatz verständlich abbilden. Transparenz darf nicht durch eine pauschale Formulierung wie „Wir nutzen möglicherweise KI“ ersetzt werden.

7. Löschung und Betroffenenrechte organisieren

Das Unternehmen muss wissen, wo Copilot-Interaktionen gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und wie Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschanfragen bearbeitet werden.

8. Beschäftigtendatenschutz und Mitbestimmung berücksichtigen

Wenn Copilot Rückschlüsse auf Leistung, Verhalten oder Kommunikation von Mitarbeitenden ermöglichen könnte, sollten Datenschutzverantwortliche und – soweit vorhanden – der Betriebsrat frühzeitig eingebunden werden. Eine KI-Funktion darf nicht unbemerkt zu einem Überwachungsinstrument werden.

Microsoft Copilot Datenschutz und der EU AI Act

Die DSGVO schützt personenbezogene Daten. Der EU AI Act betrachtet zusätzlich Risiken von KI-Systemen, Rollen, Einsatzbereiche, Transparenz und mögliche Auswirkungen auf Menschen. Unternehmen müssen deshalb beide Regelwerke gemeinsam betrachten.

Copilot ist nicht automatisch Hochrisiko-KI

Microsoft Copilot ist nicht allein wegen seiner Marke oder technischen Leistungsfähigkeit ein Hochrisiko-KI-System. Entscheidend ist der konkrete Verwendungszweck.

Ein Copilot-Entwurf für eine interne E-Mail ist normalerweise anders einzuordnen als ein KI-Agent, der Bewerber bewertet, Kreditentscheidungen vorbereitet oder Personalentscheidungen beeinflusst.

Für bestimmte Hochrisiko-Bereiche – darunter Beschäftigung, Bildung, kritische Infrastruktur und bestimmte biometrische Anwendungen – nennt der seit 27. Juli 2026 geltende AI Omnibus den 2. Dezember 2027 als neue Anwendungsfrist. Für Hochrisiko-KI, die in bestimmte regulierte Produkte integriert ist, gilt grundsätzlich der 2. August 2028.

Mehr zur Einstufung findest du im Ratgeber AI Act Risikoklassen und Hochrisiko-KI.

KI-Kompetenz gilt bereits

Artikel 4 des AI Act verlangt bereits seit dem 2. Februar 2025 Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz von Mitarbeitenden und anderen Personen, die im Auftrag eines Unternehmens mit KI-Systemen arbeiten.

Nach der Änderung durch den AI Omnibus ist kein bestimmtes oder für alle identisches Kompetenzniveau vorgeschrieben. Unternehmen müssen ihre Maßnahmen aber weiterhin am Wissen, an der Erfahrung, am Einsatzkontext und an den betroffenen Personen ausrichten.

Eine allgemeine Einführungs-E-Mail reicht für sensible Copilot-Anwendungen deshalb möglicherweise nicht aus. Mitarbeitende sollten mindestens wissen:

• welcher Copilot-Zugang freigegeben ist,
• welche Daten nicht eingegeben werden dürfen,
• wie KI-Ergebnisse geprüft werden,
• wie Halluzinationen und falsche Quellen erkannt werden,
• wann eine menschliche Freigabe erforderlich ist,
• wie Datenschutz- oder Sicherheitsvorfälle gemeldet werden.

Weitere Hinweise findest du unter KI-Kompetenz nach Artikel 4.

Transparenzpflichten bei Chatbots und Inhalten

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50. Wird mit Copilot Studio beispielsweise ein öffentlich zugänglicher Chatbot erstellt, müssen Nutzer grundsätzlich erkennen können, dass sie mit einem KI-System und nicht mit einem Menschen interagieren – sofern dies nicht bereits offensichtlich ist.

Nicht jeder intern mit Copilot überarbeitete Satz benötigt automatisch einen öffentlichen KI-Hinweis. Bei Deepfakes, bestimmten KI-generierten oder manipulierten Inhalten und Texten zu Themen von öffentlichem Interesse können jedoch besondere Anforderungen entstehen.

Die Einzelheiten erklärt der Ratgeber zur KI-Kennzeichnungspflicht nach Artikel 50.

Microsoft Copilot Datenschutz: typische Einsätze richtig einordnen

Microsoft-Copilot-Datenschutz-Checkliste für Unternehmen

Mit dieser Checkliste kannst du die wichtigsten Punkte vor der Freigabe kontrollieren:

1. Copilot-Version erfassen: Welche Copilot-Produkte, Lizenzen, Agenten und Erweiterungen werden eingesetzt?
2. Einsatzzwecke festlegen: Wofür darf Copilot genutzt werden und wofür ausdrücklich nicht?
3. Datenarten prüfen: Werden Kunden-, Mitarbeiter-, Bewerber-, Gesundheits- oder andere sensible Daten verarbeitet?
4. Verträge kontrollieren: Datenschutz-Nachtrag, Produktbedingungen, Unterauftragnehmer und internationale Übermittlungen prüfen.
5. Flex Routing prüfen: Aktuelle Einstellung im Microsoft 365 Admin Center feststellen und Entscheidung dokumentieren.
6. Berechtigungen bereinigen: SharePoint, Teams, OneDrive, Gruppen und öffentliche Freigabelinks kontrollieren.
7. Rechtsgrundlage dokumentieren: Für jeden personenbezogenen Einsatzzweck eine tragfähige Grundlage bestimmen.
8. DSFA prüfen: Bei voraussichtlich hohem Risiko eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen.
9. Interne KI-Richtlinie erstellen: Erlaubte Tools, Datenverbote, Kontrolle, Freigaben und Vorfallmeldung regeln.
10. Mitarbeitende schulen: Rollenbezogene KI-Kompetenz und praktische Copilot-Regeln vermitteln.
11. Menschliche Kontrolle festlegen: Verantwortliche Personen und Freigabegrenzen bestimmen.
12. Regelmäßig neu prüfen: Copilot-Funktionen, Agenten, Modelle und Administratoreinstellungen verändern sich laufend.

Eine kopierbare Grundlage für interne Regeln findest du außerdem in der kostenlosen KI-Richtlinie für Unternehmen. Für eine breitere Prüfung eignet sich die AI Act Checkliste 2026.

Die häufigsten Fehler beim Microsoft Copilot Datenschutz

• Private Konten werden geschäftlich genutzt: Unternehmensdaten landen in einem nicht freigegebenen Copilot-Zugang.
• Copilot wird vor der Berechtigungsprüfung aktiviert: Alte oder zu weite Freigaben werden durch KI leichter auffindbar.
• Flex Routing wird übersehen: Niemand kontrolliert, ob Verarbeitung außerhalb der EU-Datengrenze zugelassen ist.
• „Kein Training“ wird mit „keine Speicherung“ verwechselt: Eingaben und Antworten können trotzdem als Interaktionsdaten gespeichert werden.
• Keine Datenverbote: Mitarbeitende geben vertrauliche, sensible oder nicht benötigte personenbezogene Informationen ein.
• Keine menschliche Prüfung: Copilot-Antworten werden ungeprüft an Kunden, Bewerber oder Geschäftspartner weitergegeben.
• Keine Rollenverteilung: IT, Datenschutz, Geschäftsführung und Fachabteilungen verlassen sich gegenseitig aufeinander.
• Keine Schulung: Mitarbeitende kennen weder Halluzinationen noch Datenschutz- und Sicherheitsrisiken.
• Keine erneute Kontrolle: Neue Agenten, Konnektoren oder Funktionen verändern den ursprünglichen Einsatzzweck.

FAQ zum Microsoft Copilot Datenschutz 2026

Ist Microsoft Copilot DSGVO-konform?

Microsoft 365 Copilot kann DSGVO-konform eingesetzt werden. Die Konformität hängt aber von Produktversion, Verträgen, Konfiguration, Rechtsgrundlage, Berechtigungen, Datenarten und dem konkreten Einsatzzweck des Unternehmens ab.

Verwendet Microsoft Copilot Unternehmensdaten zum KI-Training?

Microsoft erklärt, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph aufgerufene Daten bei Microsoft 365 Copilot und geschütztem Copilot Chat nicht zum Training der zugrunde liegenden Basismodelle verwendet werden.

Speichert Microsoft Copilot meine Eingaben?

Interaktionen können gespeichert werden. Dazu können der Prompt, die Antwort und verwendete Quellen gehören. Unternehmen sollten Aufbewahrung, Protokollierung, Löschung und Zugriffsrechte deshalb ausdrücklich prüfen.

Kann Copilot alle Unternehmensdaten sehen?

Copilot soll nur auf Inhalte zugreifen, für die der jeweilige Nutzer bereits eine Berechtigung besitzt. Zu weit vergebene Berechtigungen können jedoch dazu führen, dass vertrauliche Inhalte leichter gefunden und zusammengeführt werden.

Dürfen Mitarbeitende Microsoft Copilot nutzen?

Ja, wenn das Unternehmen die Nutzung freigegeben und klare Regeln festgelegt hat. Mitarbeitende sollten wissen, welcher Zugang erlaubt ist, welche Daten nicht eingegeben werden dürfen und welche Ergebnisse menschlich geprüft werden müssen.

Braucht man für Copilot eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Nicht automatisch. Eine DSFA kann aber erforderlich sein, wenn die geplante Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko erzeugt – etwa bei sensiblen Daten, umfangreicher Überwachung, Profilbildung oder KI-gestützten Entscheidungen über Menschen.

Ist Microsoft Copilot Hochrisiko-KI nach dem AI Act?

Nicht pauschal. Entscheidend ist der konkrete Einsatz. Textentwürfe sind anders zu bewerten als Bewerberauswahl, Leistungsbewertung, Kreditentscheidungen oder andere sensible Prozesse.

Müssen Copilot-Texte als KI-generiert gekennzeichnet werden?

Nicht jeder mit Copilot erstellte oder überarbeitete Text benötigt automatisch einen öffentlichen KI-Hinweis. Besondere Pflichten können unter anderem bei Deepfakes, öffentlichen KI-Chatbots und bestimmten Inhalten zu Themen von öffentlichem Interesse entstehen.

Was ist Flex Routing bei Microsoft Copilot?

Flex Routing ermöglicht bei hoher Auslastung eine zeitweise LLM-Verarbeitung außerhalb der EU-Datengrenze. Nach Microsoft-Angaben kann die Verarbeitung dabei in den USA, Kanada oder Australien stattfinden. EU- und EFTA-Kunden können die Einstellung abhängig von ihrem Mandanten im Admin Center kontrollieren.

Fazit: Microsoft Copilot sicher im Unternehmen einsetzen

Microsoft Copilot Datenschutz 2026 bedeutet nicht, Copilot vorsorglich zu verbieten. Unternehmen sollten die KI aber auch nicht allein deshalb als sicher betrachten, weil sie bereits Microsoft 365 verwenden.

Der wichtigste Schritt ist eine kontrollierte Einführung: richtige Unternehmensversion auswählen, Berechtigungen bereinigen, Flex Routing prüfen, Einsatzzwecke dokumentieren, sensible Daten schützen und Mitarbeitende schulen.

Wer Copilot mit klaren Regeln, menschlicher Kontrolle und einer nachvollziehbaren Datenschutzprüfung einsetzt, kann die Vorteile der KI nutzen, ohne Unternehmensdaten unnötig aufs Spiel zu setzen.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und praktische Orientierung. Er ersetzt keine Rechtsberatung, Datenschutzberatung oder verbindliche Prüfung des konkreten Einzelfalls.