KI im Arbeitsalltag: Was gilt in deinem Fall, was musst du tun und wie hältst du es nachvollziehbar fest?
Dein KI-Fall. Eine klare Antwort.
AI Act Fragen und Antworten für Unternehmen, Selbstständige und Agenturen: Was gilt bei KI-Bildern, Kundenanfragen und internen Prüfungen? Hier findest du kurze Einordnungen, konkrete nächste Schritte und passende Vorlagen für die Dokumentation.
Hinweis zu den Tabellen: Auf kleinen Bildschirmen lassen sich breite Tabellen innerhalb ihres Rahmens seitlich verschieben.
Ein Kunde verlangt einen AI-Act-Nachweis. Was kann ich ihm schicken?
Schicke eine auf den konkreten KI-Einsatz bezogene Übersicht mit den tatsächlich vorhandenen Belegen. Ein Selbstcheck-Ergebnis kann die erste Einordnung erklären; ausgefüllte Arbeitshefte können Prüfungen, Zuständigkeiten und Maßnahmen dokumentieren. Ob diese Unterlagen die Kundenanforderung erfüllen, hängt vom verlangten Nachweis ab. Ein pauschales Compliance-Versprechen solltest du daraus nicht machen.
Frag zuerst nach, was dein Kunde unter „AI-Act-Nachweis“ versteht: einen Lieferantenfragebogen, Informationen zu einem bestimmten System, interne Maßnahmen oder eine formale Konformitätsunterlage? Das sind unterschiedliche Aufgaben.
| Der Kunde fragt nach … | Dafür kannst du vorbereiten … |
|---|---|
| eingesetzter KI | Tool, Anbieter, Version, Zweck und eure Rolle |
| Risiken | Begründete Einordnung, relevante Risiken und festgelegte Maßnahmen |
| menschlicher Kontrolle | Benannte Prüfer, Prüfschritte und ein Beispiel einer tatsächlichen Freigabe |
| Transparenz | Verwendete Hinweistexte und Ansicht der veröffentlichten Darstellung |
| KI-Kompetenz | Aufzeichnungen zu passenden Einweisungen und vermittelten Regeln |
| Datenverarbeitung | Datenarten, beteiligte Dienste und einschlägige Datenschutzunterlagen |
Praxisempfehlung: Lege ein kurzes Inhaltsverzeichnis mit Dokumentname, Version, Datum und verantwortlicher Person an. Teile nur erforderliche Informationen; schwärze vertrauliche Daten und prüfe vertragliche Vertraulichkeitsregeln.
Wenn ausdrücklich eine EU-Konformitätserklärung oder ein Zertifikat verlangt wird, muss erst geklärt werden, ob eine solche Unterlage für das betreffende System und eure Rolle überhaupt vorgesehen ist. Ein leeres Muster ersetzt sie nicht.
Quellen und Einordnung: EU-Kommission: Fragen und Antworten zu KI-Kompetenz. Die praktischen Abläufe und Beispiele sind redaktionelle Empfehlungen.
Vertiefen: CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärung einordnen
Passende Umsetzungshilfe: Arbeitsheft Technische Dokumentation
Wie helfen mir die AI-Act-Arbeitshefte beim Aufbau von Nachweisen?
Die Arbeitshefte helfen dir, tatsächliche Abläufe und Prüfungen strukturiert festzuhalten. Als Nachweis nutzbar werden die Unterlagen durch konkrete Angaben, durchgeführte Maßnahmen, Datum, Versionsstand und Verantwortliche. Der Kauf allein belegt noch keine Umsetzung. Welche Dokumente du benötigst, richtet sich nach deinem KI-Einsatz, deiner Rolle und dem Anlass der Prüfung.
| Deine Aufgabe | Passendes Arbeitsheft | Mögliches Arbeitsergebnis |
|---|---|---|
| System beschreiben | Technische Dokumentation | Systemsteckbrief, Versionen und dokumentierte Tests |
| KI-Ausgaben prüfen | Generative KI & Output-Governance | Prüfablauf, Freigaben und Fehlerprotokoll |
| Hinweise organisieren | Transparenzpflicht | Systemverzeichnis, Hinweistexte und Freigabeprozess |
| Medienherkunft festhalten | Synthetic Media & Deepfake-Kennzeichnung | Tool-Logbuch, Herkunft und Bearbeitungsschritte |
| Risiken bearbeiten | KI-Risikomanagement | Risikobewertung, Maßnahmen und Zuständigkeiten |
Die Tabelle beschreibt praktische Arbeitsergebnisse. Sie bedeutet nicht, dass jedes Unternehmen alle diese Dokumente gesetzlich führen muss. Für einen einzelnen Textassistenten ist eine andere Dokumentation sinnvoll als für ein entscheidungsrelevantes KI-System.
Beispiel: Eine Agentur dokumentiert im Freigabeprozess, wer eine Produktbeschreibung auf falsche Produkteigenschaften geprüft hat, welche Korrekturen erfolgten und welche Version an den Kunden ging. Damit lässt sich die Prüfung später nachvollziehen.
Quellen und Einordnung: EU-Kommission: Fragen und Antworten zu KI-Kompetenz. Die praktischen Abläufe und Beispiele sind redaktionelle Empfehlungen.
Vertiefen: Alle neun Arbeitshefte vergleichen
Ich habe beim Amazon-Upload „KI-generierte Personen“ angekreuzt. Reicht das?
Ein Upload-Häkchen allein belegt nicht, dass alle einschlägigen Anforderungen erfüllt sind. Prüfe die aktuelle Amazon-Anleitung für den verwendeten Upload-Weg und kontrolliere das veröffentlichte Ergebnis. Die öffentlich zugängliche Amazon-Mitteilung verlangt für bestimmte Medien mit fotorealistischen KI-Personen zusätzliche Dateimetadaten. Plattformvorgaben und gesetzliche Offenlegung sind getrennt zu prüfen.
Amazon nennt in seiner Mitteilung das Schlüsselwort contains-synthetic-performer im XMP-Feld dc:subject. Die Vorgabe bezieht sich auf Bilder und Videos mit fotorealistischen KI-generierten Personen; die Mitteilung führt auch Ausnahmen auf.
Aus der Mitteilung ergibt sich nicht, dass jedes Häkchen in jedem Upload-Dialog diese Metadaten automatisch setzt. Bei einer unklaren Oberfläche solltest du dir die Funktionsweise vom Support bestätigen lassen.
- Prüfe, ob dein Motiv in den beschriebenen Anwendungsbereich fällt.
- Kontrolliere die aktuelle Anleitung und die exportierte Datei.
- Prüfe nach dem Upload die tatsächlich sichtbare Darstellung.
- Halte Datei, Upload-Einstellungen und Prüfergebnis fest.
Wichtig: Diese Amazon-Regel ist kein allgemeines Metadatenformat für sämtliche Websites. Auch eine Erzeugung mit einem plattformeigenen KI-Werkzeug ersetzt die Kontrolle des konkreten Veröffentlichungswegs nicht.
Quellen und Einordnung: Amazon: Mitteilung zu KI-generierten Personen · Artikel 50: Transparenzpflichten. Die praktischen Abläufe und Beispiele sind redaktionelle Empfehlungen.
Vertiefen: Gesetzliche Kennzeichnung und technische Markierung unterscheiden
Passende Umsetzungshilfe: Herkunft und Freigabe synthetischer Medien dokumentieren
Im Bild steht bereits „KI-generiert“. Brauche ich zusätzlich Metadaten?
Ein sichtbarer Hinweis und Dateimetadaten erfüllen unterschiedliche Zwecke. Ein Schriftzug im Bild ersetzt keine ausdrücklich verlangten Metadaten. Umgekehrt sorgt ein versteckter Dateieintrag nicht automatisch für eine verständliche Information der Betrachter. Prüfe deshalb getrennt, welche Anforderungen für deine Rolle, den Inhalt und die jeweilige Plattform gelten.
| Ebene | Adressat | Praktische Prüfung |
|---|---|---|
| Sichtbarer Hinweis | Menschen, die den Inhalt sehen | Bleibt der Hinweis am tatsächlichen Veröffentlichungsort erkennbar? |
| Dateimetadaten | Software, Plattformen und Herkunftswerkzeuge | Sind die geforderten Felder vorhanden und nach dem Export erhalten? |
| Interne Dokumentation | Dein Team oder ein berechtigter Prüfer | Sind Entstehung, Bewertung und Freigabe nachvollziehbar? |
Vermeide es, selbst eine technische Herkunftsprüfung zu behaupten, die du nicht durchgeführt hast. Ein frei eingetragenes Stichwort ist kein kryptografisch abgesicherter Herkunftsnachweis.
Beispiel: Dein Bild enthält einen gut lesbaren KI-Hinweis. Wenn ein Marktplatz für dieses Motiv zusätzlich ein bestimmtes Metadatenfeld verlangt, ist diese technische Upload-Anforderung damit noch nicht erledigt.
Quellen und Einordnung: Artikel 50: Transparenzpflichten · Amazon: Mitteilung zu KI-generierten Personen. Die praktischen Abläufe und Beispiele sind redaktionelle Empfehlungen.
Vertiefen: Die unterschiedlichen Pflichten aus Artikel 50
Passende Umsetzungshilfe: Hinweise und Prüfprozesse strukturiert festlegen
Auf meinem Produktbild ist nur eine KI-generierte Hand zu sehen. Muss ich das kennzeichnen?
„Kein Gesicht“ ist keine verlässliche pauschale Ausnahme. Für den AI Act ist die Einordnung des gesamten Inhalts maßgeblich; für einen Marktplatz zusätzlich dessen konkrete Medienregel. Die hier verlinkte Amazon-Mitteilung klärt isolierte KI-Körperteile nicht ausdrücklich. Ein verbindliches Ja oder Nein allein wegen des fehlenden Gesichts wäre deshalb nicht belastbar.
Beschreibe den konkreten Fall: Ist das Produkt echt fotografiert? Wurde nur eine Hand ergänzt? Entsteht der Eindruck einer tatsächlichen Anwendung oder eines nachgewiesenen Ergebnisses? Und wird die Darstellung für eine Kaufentscheidung verwendet?
Praxisempfehlung: Schicke der Plattform das konkrete Motiv und bitte um eine schriftliche Einordnung ihrer Regel. Bewahre Ausgangsbild, Bearbeitungsschritte und Antwort auf. Wenn das Bild Produkteigenschaften oder eine Anwendung zeigt, die tatsächlich nicht zutreffen, löst ein KI-Hinweis dieses Problem nicht.
Diese Frage ist ein Fall für eine dokumentierte Einzelfallbewertung. Die pauschalen Antworten „jede künstliche Hand kennzeichnen“ und „ohne Gesicht niemals kennzeichnen“ lassen entscheidende Umstände offen.
Quellen und Einordnung: Amazon: Mitteilung zu KI-generierten Personen · Artikel 50: Transparenzpflichten. Die praktischen Abläufe und Beispiele sind redaktionelle Empfehlungen.
Vertiefen: Den konkreten Inhalt im Kennzeichnungs-Check einordnen
Passende Umsetzungshilfe: Bearbeitung und Herkunft von KI-Medien festhalten
Auf meiner Website hat das KI-Bild ein Label. Im Newsletter fehlt es. Was muss ich tun?
Prüfe das Bild im Newsletter als eigenen Veröffentlichungskontext. Ein Hinweis, den dein Website-Layout ergänzt, reist beim Kopieren der Bilddatei nicht automatisch mit. Wenn in diesem Kontext eine Offenlegung erforderlich ist, muss sie auch dort ankommen. Das fehlende Website-Label allein entscheidet allerdings nicht, ob der Inhalt rechtlich kennzeichnungspflichtig ist.
Erstelle eine Vorschau in der tatsächlichen E-Mail-Darstellung. Prüfe dabei auch eine schmale mobile Ansicht und die Anzeige mit blockierten Bildern. Ein Hinweis kann beispielsweise als zugehöriger sichtbarer Text gestaltet werden; ein Alt-Text allein erreicht bei normal geladener Grafik viele Empfänger nicht.
Praktischer Ablauf: Inhalt bewerten → passenden Hinweis bestimmen → Testmail öffnen → Darstellung kontrollieren → Versandversion ablegen. Dasselbe Vorgehen hilft bei Social-Media-Ausschnitten, Produktvorschauen und PDF-Exports.
Notiere in deiner Freigabe, wo das Motiv verwendet werden darf und welcher Hinweis zum jeweiligen Kanal gehört. So muss die Entscheidung nicht bei jeder Weiterverwendung neu erraten werden.
Quellen und Einordnung: Artikel 50: Transparenzpflichten. Die praktischen Abläufe und Beispiele sind redaktionelle Empfehlungen.
Vertiefen: Kennzeichnung und Veröffentlichungskontext vertiefen
Passende Umsetzungshilfe: Freigabeprozesse für Website, Newsletter und Social Media
Mein KI-Bild ist älter. Gilt deshalb eine Schonfrist bis Dezember 2026?
Das Alter einer Bilddatei begründet für sich allein keine allgemeine Schonfrist. Artikel 111 Absatz 4 betrifft Anbieter bestimmter generativer KI-Systeme, die vor dem 2. August 2026 auf den Markt kamen, und deren technische Pflichten nach Artikel 50 Absatz 2. Die dort genannte Frist endet am 2. Dezember 2026. Daraus folgt keine pauschale Freistellung für veröffentlichte Bilder.
Unterscheide drei Daten: wann das System auf den Markt kam, wann der Inhalt entstand und wann beziehungsweise in welchem Kontext er veröffentlicht wird. Die Übergangsregel nennt das System und die Anbieterpflicht; sie ist keine universelle Regel nach dem Motto „alte Datei gleich frei verwendbar“.
Für bestehende Werbemittel: Erfasse die aktuell genutzten Motive, den Veröffentlichungskanal, vorhandene Herkunftsinformationen und deine Bewertung. Prüfe eine neue Kampagne oder wesentliche Bearbeitung erneut. Welche Maßnahmen für dauerhaft online stehende Altinhalte nötig sind, muss am konkreten Fall beurteilt werden.
Du musst aus einer fehlenden maschinenlesbaren Markierung auch nicht automatisch schließen, dass ein Bild ohne KI entstanden ist. Gerade bei älteren Dateien können Herkunftsinformationen fehlen.
Quellen und Einordnung: Artikel 111 Absatz 4: Übergang für bestehende Systeme. Die praktischen Abläufe und Beispiele sind redaktionelle Empfehlungen.
Vertiefen: Transparenzpflichten nach Artikel 50
Passende Umsetzungshilfe: Bestandsmedien und Herkunft dokumentieren
Ein Freelancer liefert Texte und Bilder. Welche Angaben zur KI-Nutzung sollte ich anfordern?
Vereinbare die benötigten Angaben passend zum Auftrag: eingesetzte KI-Werkzeuge, Art der Bearbeitung, Herkunft der Ausgangsmaterialien, durchgeführte Prüfungen und vorgesehene Hinweise. Das ist eine praktische Beschaffungsmaßnahme und keine pauschale gesetzliche Formularpflicht für jeden Auftrag. Eine Erklärung des Freelancers ersetzt außerdem nicht deine eigene Prüfung vor der Veröffentlichung.
Klär die Erwartungen möglichst vor der Beauftragung. Eine kurze schriftliche Vereinbarung ist nützlicher als die spätere Frage, ob ein Bild „irgendwie nach KI aussieht“.
- Welche KI-Nutzung ist erlaubt oder zustimmungspflichtig?
- Welche Kundeninformationen dürfen nicht in externe Dienste gelangen?
- Welche Ausgangsdateien und Rechteinformationen werden übergeben?
- Wer prüft sachliche Aussagen, Motive und notwendige Hinweise?
- Wie werden Fehler, nachträgliche Änderungen und offene Fragen gemeldet?
Beispiel: Eine Agentur bestellt zehn Werbemotive. Im Übergabeprotokoll stehen pro Motiv Ausgangsmaterial, Tool, wesentliche Bearbeitung, Prüfer und zulässige Veröffentlichungskanäle. Das schafft eine Grundlage für die Freigabe, ohne unbekannte Nutzungsrechte als geklärt darzustellen.
Quellen und Einordnung: EU-Kommission: Fragen und Antworten zu KI-Kompetenz. Die praktischen Abläufe und Beispiele sind redaktionelle Empfehlungen.
Vertiefen: KI-Kompetenz und externe Dienstleister
Passende Umsetzungshilfe: Prüfung und Übergabe von KI-Inhalten organisieren
Ich habe einen KI-Text gelesen und freigegeben. Wie dokumentiere ich die redaktionelle Prüfung?
Halte fest, welche Textversion geprüft wurde, wer geprüft hat, welche Kontrollen erfolgten und wer die Veröffentlichung verantwortet. Ein bloßes Häkchen „gelesen“ beschreibt den Prüfumfang nicht. Für KI-Texte zur öffentlichen Information sieht Artikel 50 Absatz 4 eine Ausnahme bei menschlicher Prüfung oder redaktioneller Kontrolle und übernommener redaktioneller Verantwortung vor. Nicht jeder Werbetext fällt überhaupt in diesen Tatbestand.
Die folgende Liste ist eine praktische Dokumentationshilfe, kein gesetzlich vorgeschriebenes Standardformular:
- Gegenstand: Titel, Dateiname oder URL und konkrete Textversion.
- Inhaltliche Prüfung: zentrale Tatsachen, Zahlen, Zitate und Quellen.
- Fachliche Prüfung: sensible Aussagen und verbleibende Unsicherheiten.
- Korrekturen: wesentliche Änderungen oder Verweis auf die bearbeitete Fassung.
- Freigabe: Datum, prüfende Person und redaktionell verantwortliche Person oder Organisation.
Beispiel: Bei einem öffentlich zugänglichen Gesundheitsratgeber reicht es nicht, nur Rechtschreibung und Stil zu beurteilen. Die inhaltlichen Aussagen brauchen eine zum Thema passende fachliche Kontrolle. Dokumentiere auch, wenn eine Aussage wegen fehlender Belege gestrichen wurde.
Eine transparente Dokumentation macht die Arbeit überprüfbar. Sie verwandelt einen sachlich falschen Text aber nicht in einen richtigen.
Quellen und Einordnung: Artikel 50: Transparenzpflichten. Die praktischen Abläufe und Beispiele sind redaktionelle Empfehlungen.
Vertiefen: Menschliche Prüfung und redaktionelle Verantwortung
Passende Umsetzungshilfe: Prüfungen, Korrekturen und Freigaben dokumentieren
Mach deine KI-Nutzung nachvollziehbar.
Wenn du deine Prüfungen, Zuständigkeiten, Freigaben und Maßnahmen festhalten möchtest, unterstützen dich die neun AI-Act-Arbeitshefte mit Vorlagen und Checklisten. Wähle das passende Thema oder vergleiche alle Arbeitshefte.
Bei mehreren passenden Themen: Alle neun Arbeitshefte gibt es auch im Komplettpaket für einmalig 89 € ohne Abonnement. Die Materialien sind Umsetzungshilfen und keine behördliche Zertifizierung.
Grundlagen, die auf dieser Website bereits erklärt sind
Für allgemeine Einstiegsfragen findest du hier die ausführlichen Ratgeber:
Quellen und redaktionelle Arbeitsweise
Rechtliche Aussagen orientieren sich an den verlinkten amtlichen Texten und Erläuterungen. Für Amazon-spezifische Aussagen wird die Mitteilung von Amazon herangezogen. Plattformregeln können sich ändern; entscheidend ist die für deinen Upload aktuell geltende Anleitung.
- Artikel 50: Transparenzpflichten
- Artikel 111 Absatz 4: Übergang für bestehende Systeme
- EU-Kommission: Fragen und Antworten zu KI-Kompetenz
- Amazon: Mitteilung zu KI-generierten Personen
Die Fallfragen sind redaktionell formuliert. Diskussionen in Händler- und Softwareforen haben auf praktische Unsicherheiten aufmerksam gemacht; Nutzerkommentare werden hier nicht als Rechtsgrundlage verwendet. Die Beispiele sind veranschaulichende Szenarien und keine Aussagen über geprüfte Kundenfälle.
Aktualisierung: Ändert sich eine maßgebliche Vorschrift oder Plattformregel, müssen die betroffene Antwort und der Prüfstand gemeinsam aktualisiert werden.