EU AI Act für Personalabteilungen: Welche KI-Pflichten gelten in der Personalabteilung?

Für Personalabteilungen stellt sich beim EU AI Act selten die Frage, ob KI genutzt wird – sondern nur, ob die Nutzung sauber geregelt ist. Diese Seite fasst zusammen, was in der Personalabteilung konkret gilt.

Das Wichtigste vorab

Hochrisiko-Bereich: Ja, in Teilbereichen. Die Pflichten nach Anhang III greifen ab dem 2. Dezember 2027.
Sonderrecht: AGG, BetrVG (Mitbestimmung nach § 87), DSGVO Art. 22 zu automatisierten Einzelentscheidungen.
Wichtigste Sofortmaßnahme: Jetzt ein KI-Inventar aller HR-Tools anlegen und beim Anbieter schriftlich nachfragen, ob er das System als Hochrisiko einstuft.

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Wo KI in der Personalabteilung eingesetzt wird

Stellenanzeigen schreiben
Lebensläufe vorsortieren
Bewerber ranken
Mitarbeitergespräche auswerten

Das größte Risiko in dieser Branche

Das ist der klassische Anhang-III-Fall. KI, die Bewerber filtert oder bewertet, ist Hochrisiko-KI – die Pflichten greifen ab dem 2. Dezember 2027, die Vorbereitung braucht länger.

Achtung: Hochrisiko-Anwendungen möglich

In diesem Bereich gibt es Anwendungen, die unter Anhang III des AI Act fallen. Der Digital Omnibus hat diese Pflichten auf den 2. Dezember 2027 verschoben – das ist eine Atempause, keine Entwarnung. Wer erst 2027 anfängt, schafft Risikomanagement, Dokumentation und menschliche Aufsicht nicht rechtzeitig.

Sonderrecht, das zusätzlich gilt

AGG, BetrVG (Mitbestimmung nach § 87), DSGVO Art. 22 zu automatisierten Einzelentscheidungen.

Dieser Punkt wird oft übersehen: Der AI Act ersetzt keine bestehenden Vorschriften, er kommt obendrauf. In vielen Fällen ist das Fachrecht sogar strenger als der AI Act selbst.

Der schnellste sinnvolle Schritt

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Fristen im Überblick

Pflicht	Gilt ab	Status
Art. 4 – KI-Kompetenz der Mitarbeiter	2. Februar 2025	gilt bereits
Art. 5 – Verbotene KI-Praktiken	2. Februar 2025	gilt bereits
Pflichten für GPAI-Modelle	2. August 2025	gilt bereits
Art. 50 – Transparenz und Kennzeichnung	2. August 2026	gilt bereits
Kennzeichnung von Bestandssystemen	2. Dezember 2026	Schonfrist läuft
Hochrisiko-Systeme nach Anhang III	2. Dezember 2027	verschoben, gilt ab
KI in regulierten Produkten (Anhang I)	2. August 2028	verschoben, gilt ab

Umsetzungsplan für Personalabteilungen

Schritt 1 – Inventar: Alle eingesetzten KI-Tools auflisten, auch die inoffiziellen.
Schritt 2 – Einordnen: Pro Tool klären, ob nur interne Nutzung oder Außenwirkung vorliegt.
Schritt 3 – Kennzeichnen: Chatbots und veröffentlichte KI-Inhalte mit Hinweis versehen.
Schritt 4 – Schulen: Eine kurze Unterweisung, dokumentiert mit Datum und Teilnehmern.
Schritt 5 – Regeln: Eine einseitige KI-Richtlinie, die sagt, was erlaubt und was verboten ist.

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Häufige Fragen

Gilt der EU AI Act auch für kleine Personalabteilungen?

Ja. Der AI Act kennt keine Untergrenze bei Mitarbeiterzahl oder Umsatz. Kleinstunternehmen profitieren nur von vereinfachter Dokumentation, nicht von einer Befreiung.

Ist KI in der Personalabteilung Hochrisiko-Technologie?

In Teilbereichen ja. Anwendungen nach Anhang III unterliegen den strengeren Pflichten, die ab dem 2. Dezember 2027 greifen. Reine Text- und Verwaltungsarbeit fällt nicht darunter.

Was passiert bei einem Verstoß?

Verstöße gegen die Transparenzpflichten können mit bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Bei kleinen Betrieben gilt der jeweils niedrigere Betrag, und die Behörden müssen die Unternehmensgröße berücksichtigen.

Was ist der schnellste erste Schritt?