Es gibt eine Sache, die du erledigt haben solltest, bevor du irgendetwas anderes zum AI Act machst: eine schlichte Liste aller KI-Tools, die in deinem Betrieb im Einsatz sind. Klingt banal. Ist aber der Punkt, an dem die meisten scheitern – weil sie ihre eigene KI-Nutzung deutlich unterschätzen.
Bist du betroffen? Finde es in 3 Minuten heraus
Der kostenlose Selbstcheck stellt dir 12 kurze Ja/Nein-Fragen und zeigt dir sofort, welche AI-Act-Handlungsfelder auf deinen KI-Einsatz zutreffen – persönlich ausgewertet.
Kostenlosen Selbstcheck starten
Kostenlos · anonym · ohne Anmeldung · Ergebnis sofort · inkl. Badge für deine Website
Warum ohne Inventar nichts funktioniert
Jede Pflicht aus dem AI Act hängt davon ab, welche Systeme du einsetzt und wofür. Ohne Übersicht kannst du weder einschätzen, ob etwas Hochrisiko ist, noch ob eine Kennzeichnung nötig wird. Du kannst auch keine Mitarbeiter schulen, wenn du nicht weißt, worauf.
Dazu kommt der praktische Grund: Wenn eine Aufsichtsbehörde nachfragt oder ein Kunde in einer Ausschreibung wissen will, wie du KI einsetzt, ist diese Liste das Erste, was du vorlegst. Wer sie hat, wirkt organisiert. Wer sie nicht hat, wirkt ahnungslos.
Was die meisten vergessen
Die offensichtlichen Tools fallen jedem ein: ChatGPT, vielleicht Copilot. Übersehen werden fast immer die eingebauten KI-Funktionen in Software, die schon lange läuft.
Der Rechtschreibassistent im Browser. Die automatische Textvorschlagsfunktion im CRM. Die Bildbearbeitung in Canva. Der Spamfilter mit Lernfunktion. Die Terminvorschläge im Kalender. Die Übersetzungsfunktion im Shopsystem. Nichts davon wurde bewusst als „KI eingeführt“ – alles davon ist es.
Die sechs Spalten, die reichen
Mehr braucht es nicht. Eine Tabelle in Excel oder Google Sheets genügt vollkommen. Wichtig ist nur, dass sie existiert und ein Datum trägt.
- Tool: Name und Anbieter.
- Wer nutzt es: Person oder Abteilung.
- Wofür: ein Satz, konkret.
- Daten: Gehen personenbezogene Daten hinein? Ja oder nein.
- Außenwirkung: Sehen Kunden das Ergebnis?
- AV-Vertrag: vorhanden, nicht nötig oder offen.
Unsicher, was davon auf dich zutrifft?
Der Selbstcheck ordnet deinen konkreten KI-Einsatz ein – statt allgemeiner Regeln bekommst du die Handlungsfelder, die wirklich zu deinem Betrieb passen.
Selbstcheck starten – kostenlos
Kostenlos · anonym · ohne Anmeldung · Ergebnis sofort · inkl. Badge für deine Website
So gehst du praktisch vor
Frag nicht „welche KI nutzt ihr?“ – darauf kommt meistens „keine“. Frag stattdessen: „Wo lässt du dir bei der Arbeit etwas vorschlagen, zusammenfassen, übersetzen oder erzeugen?“ Diese Frage bringt die Wahrheit ans Licht.
Geh anschließend die Rechnungen der letzten zwölf Monate durch. Jedes Software-Abo, das seit 2023 dazugekommen ist, hat mit hoher Wahrscheinlichkeit eine KI-Funktion.
Wie oft aktualisieren?
Einmal im Quartal reicht für die meisten Betriebe. Setz dir einen wiederkehrenden Termin. Wichtiger als Perfektion ist, dass das Datum der letzten Prüfung aktuell ist – das ist der Nachweis, dass du das Thema systematisch behandelst.
Fristen im Überblick
| Pflicht | Gilt ab | Status |
|---|---|---|
| Art. 4 – KI-Kompetenz der Mitarbeiter | 2. Februar 2025 | gilt bereits |
| Art. 5 – Verbotene KI-Praktiken | 2. Februar 2025 | gilt bereits |
| Pflichten für GPAI-Modelle | 2. August 2025 | gilt bereits |
| Art. 50 – Transparenz und Kennzeichnung | 2. August 2026 | gilt bereits |
| Kennzeichnung von Bestandssystemen | 2. Dezember 2026 | Schonfrist läuft |
| Hochrisiko-Systeme nach Anhang III | 2. Dezember 2027 | verschoben, gilt ab |
| KI in regulierten Produkten (Anhang I) | 2. August 2028 | verschoben, gilt ab |
Häufige Fragen
Ist ein KI-Inventar gesetzlich vorgeschrieben?
Als eigenständige Pflicht steht es nicht wörtlich im AI Act. Es ist aber die praktische Voraussetzung, um die Pflichten aus Artikel 4 und Artikel 50 überhaupt erfüllen zu können, und bei Hochrisiko-Systemen wird die Dokumentation ausdrücklich verlangt.
Muss ich auch kostenlose Tools eintragen?
Ja, gerade die. Kostenlose Zugänge sind datenschutzrechtlich meist die riskantesten, weil dort in der Regel kein AV-Vertrag besteht und Eingaben zum Training genutzt werden.
Reicht eine einfache Excel-Tabelle?
Vollkommen. Es gibt keine Formvorschrift. Eine gepflegte Tabelle ist besser als jede teure Software, die niemand aktualisiert.
Wie du jetzt konkret weitermachst
Der schnellste Weg zu einer belastbaren Einschätzung führt über den kostenlosen Selbstcheck. Du beantwortest 12 kurze Fragen zu deinem tatsächlichen KI-Einsatz und bekommst sofort eine persönliche Auswertung – mit den Handlungsfeldern, die wirklich zu dir passen, statt allgemeiner Hinweise.
In der Auswertung findest du außerdem die passenden Arbeitshefte zu deinen Handlungsfeldern, mit denen du die Umsetzung Schritt für Schritt erledigst. Und wenn du deine Punkte abgearbeitet hast, kannst du dir dort dein kostenloses Badge für die eigene Website holen.
Deine persönliche Auswertung in 3 Minuten
12 Fragen, sofortiges Ergebnis, bis zu neun passende Handlungsfelder – und im Anschluss dein kostenloses Badge.
Jetzt kostenlosen Selbstcheck machen
Kostenlos · anonym · ohne Anmeldung · Ergebnis sofort · inkl. Badge für deine Website
Passend dazu
- KI-Agenten im Unternehmen 2026: DSGVO, Haftung und EU AI Act – was jetzt gilt
- Claude Datenschutz 2026: Ist Anthropic Claude im Unternehmen DSGVO-konform?
- Google Gemini Datenschutz 2026: Ist Gemini DSGVO-konform im Unternehmen?
- KI-Beauftragter 2026: Pflicht oder nur sinnvoll?
- ChatGPT-Schulung für Mitarbeiter: Was Unternehmen 2026 unbedingt dokumentieren sollten
- AI Act Selbstcheck – in 12 Fragen zur Einschätzung
- KI-Kennzeichnungspflicht nach Artikel 50
- AI Act Risikoklassen: Ist deine KI Hochrisiko?
Stand: September 2026. Der Digital Omnibus ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten und hat die Hochrisiko-Pflichten verschoben. Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 gelten seit dem 2. August 2026 unverändert. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Schreibe einen Kommentar